Efficiënter werken bij zorgorganisatie Laurens dankzij HubBI
Dagelijks zetten ruim 6.000 professionals en 2.000 vrijwilligers van zorgorganisatie Laurens zich in om ouderen in Rotterdam de best mogelijke zorg en ondersteuning te bieden. Met een breed aanbod van thuiszorg, revalidatiezorg, verpleeghuiszorg en palliatieve zorg is Laurens de grootste ouderenzorgorganisatie in de regio. Een organisatie van deze omvang brengt ook een flinke administratieve uitdaging met zich mee, zoals het verwerken van Verklaringen Omtrent het Gedrag (VOG) voor medewerkers en vrijwilligers.
Een foutgevoelig en versnipperd proces
Binnen Laurens worden jaarlijks zo’n 1.000 VOG-aanvragen ingediend. Dit proces werd voorheen handmatig uitgevoerd door 12 verschillende recruiters, verspreid over meerdere afdelingen. “Dat maakte het foutgevoelig en inefficiënt,” vertellen Diane Koster, teammanager HR Services, en Patricia Vrijenhoef, coördinator personeelsadministratie. “Aanvragen raakten soms vertraagd of werden over het hoofd gezien en de workflow sloot niet goed aan op onze werkprocessen.”
Slimme automatisering met HubBI
Om dit te verbeteren, besloot Laurens de VOG-aanvraag te automatiseren met HubBI. Dankzij de integratie met AFAS worden relevante gegevens direct opgehaald, een passend screeningsprofiel aangemaakt en de aanvraag automatisch ingediend bij Justis. Zodra de VOG is verwerkt, worden de gegevens automatisch teruggestuurd naar het personeelsdossier van de medewerker. “Dit zorgt voor een logische en efficiënte workflow,” zegt Diane. “Onze personeelsadministratie heeft nu veel beter overzicht en grip op het proces.”
Minder administratieve druk, meer focus
De implementatie van HubBI heeft de administratieve druk bij Laurens flink verminderd. Medewerkers hoeven zich niet meer bezig te houden met handmatige invoer en vergissingen. “Aanvragen worden niet meer vergeten en alles wordt op de juiste plek verwerkt,” licht Patricia toe. “De no-nonsense aanpak van HubBI past bij ons. Ze begrijpen onze problematiek en werken met AFAS, wat voor ons essentieel is. Ook houden ze ons goed op de hoogte van nieuwe ontwikkelingen.”
Dankzij de verbeterde workflow kunnen medewerkers nu efficiënter werken, met minder stress en meer overzicht. Minder gedoe betekent meer ruimte voor wat echt telt: een soepel proces én meer werkplezier.
